Quels sont les avantages à bien organiser son espace de travail ?
Vous avez sans doute déjà pu expérimenter que l’organisation est essentielle afin de gagner en productivité dans son activité professionnelle. Outre l’utilisation de divers agendas et autres To-Do List, l’organisation de son espace de travail est également indispensable afin d’avoir à portée de main tous vos documents et équipements essentiels à votre activité professionnelle. Dès lors, les personnes ne portant pas un intérêt tout particulier pour l’organisation et l’aménagement de leur lieu de vie en règle générale éprouvent très souvent des difficultés à bien aménager leur espace de travail.
Comment aménager son espace de travail ? Nous vous présentons dans cet article plusieurs conseils faciles à mettre en place afin que les entrepreneurs et les salariés les moins adeptes de l’organisation puissent aménager leur bureau de manière fonctionnelle et garder cette organisation au fur et à mesure des semaines de travail.
Profiter d’un espace de travail fonctionnel pour gagner en productivité
Avant toute chose, il est essentiel d’investir dans un mobilier de bureau fonctionnel et spécialement réservé à votre activité professionnelle. En effet, il peut être quelquefois tentant de vouloir s’abstenir d’installer un coin bureau dans sa maison ou dans des locaux professionnels en pensant qu’une simple étagère dans le coin d’une pièce suffira à stocker les différents documents et matériels dont vous avez besoin. Le principal problème de ce type d’organisation est le manque de cohérence concernant l’utilité des différents meubles installés dans votre logement ou dans des locaux professionnels. Dès lors, lorsque vous aurez besoin d’avoir accès à un document ou un équipement pour réaliser une tâche dans le cadre de votre activité professionnelle, vous risquez de ne plus savoir où vous avez rangé ces objets au sein de votre maison ou dans vos locaux professionnels.
Pour éviter une perte de temps à chercher vos documents, vos dossiers ou autres équipements indispensables à l’exercice de votre activité professionnelle, nous nous conseillons vivement d’investir dans certains meubles indispensables à un espace bureau organisé et fonctionnel. Parmi les meubles de bureau indispensables à tout entrepreneur soucieux de gagner en productivité, vous pouvez investir dans :
- un bureau classique proposant notamment une certaine profondeur pour installer divers équipements de rangement de vos principaux dossiers, courriers et autres documents devant être accessibles et traités en priorité;
- un ou plusieurs meubles de rangement composés de caissons afin de trier vos documents et dossiers par fonction;
- un fauteuil de bureau sur roulettes permettant ainsi une accessibilité à vos différentes armoires de rangement sans perdre de temps à se lever et à se rassoir sur son fauteuil.
Adapter son espace de travail pour une activité basée sur le numérique
Aujourd’hui, le télétravail et les professions basées sur le numérique exercées en freelance ne cessent de s’accroître. Bien que le leitmotiv pour se lancer dans le télétravail ou l’entrepreneuriat est bien souvent la promesse de pouvoir travailler où l’on souhaite aux heures qui nous conviennent le mieux, la réalité est bien souvent que la présence d’un espace bureau reste indispensable pour gagner en productivité dans son activité professionnelle. En effet, même s’il est quelquefois plaisant et délassant d’effectuer quelques tâches professionnelles sur son ordinateur depuis son canapé ou sur son transat dans le jardin, certaines activités nécessitent une concentration à toute épreuve. Cela permet de ne pas perdre son temps dans d’éventuelles distractions qui sont toujours bien trop nombreuses que ce soit à la maison ou dans des locaux professionnels. Dès lors, s’aménager un espace de travail permet de se conditionner exclusivement à la réalisation de tâches professionnelles et ainsi ne pas perdre sa concentration.
Effectivement, les personnes travaillant principalement sur un ordinateur n’ont pas besoin d’un espace bureau composé de divers meubles, mais la présence d’un bureau suffisamment grand pour leur activité professionnelle s’avère indispensable. Pour une activité professionnelle principalement exercée sur un ordinateur, un bureau de taille classique suffit amplement. Il n’est pas nécessaire d’opter pour un bureau présentant une profondeur supérieure à la normale, sauf pour les personnes adeptes de la personnalisation de leur espace bureau où la présence de plantes vertes et de cadres de leurs meilleurs souvenirs est indispensable pour se motiver à travailler. Pour les personnes plus minimalistes, la simple présence de l’ordinateur avec la place pour quelques agendas et documents suffit amplement pour travailler dans de bonnes conditions.
A noter néanmoins que ce type d’activité professionnelle exercée principalement depuis son ordinateur nécessite bien souvent de maintenir une position statique assise devant son bureau. Par conséquent, pour limiter et prévenir tout problème de dos suite à une position assise statique durant plusieurs heures par jour, il est conseillé d’investir dans un fauteuil de bureau confortable et ergonomique. La possibilité d’adapter la hauteur du fauteuil et des accoudoirs à la morphologie de son corps permet ainsi d’éviter des tensions inutiles au niveau musculaire et articulaire.
Un aménagement fonctionnel pour le multitâche
Pour les salariés et les entrepreneurs qui exercent une profession multitâche demandant diverses actions tout au long de la journée, il est essentiel d’organiser son espace de travail en prenant en considération ces différentes tâches. Dès lors, pour les personnes devant avoir accès facilement et rapidement à divers documents et équipements tout au long de la journée, un bureau de grande taille devient indispensable. Privilégier dans ce cas une grande surface de travail qui peut être librement organisée selon les tâches que vous devez effectuer.
Vous pourrez dès lors disposer facilement divers porte-documents, range-revues, imprimante, scanner et autres équipements.
Si vous êtes amené à organiser diverses réunions dans le cadre votre activité professionnelle, l’aménagement d’un espace de réunion permet d’optimiser la productivité de chacun avec une table de réunion et différentes chaises de bureau installées tout autour. Cet espace de réunion permettra dès lors à chacun de vos collaborateurs d’installer sur la table leurs documents et équipements essentiels au débat à l’ordre du jour. Il est indispensable que chacun puisse avoir un espace de travail suffisant pour pouvoir consulter rapidement ses documents et ainsi répondre en temps réel aux diverses sollicitations de ses collaborateurs.
Un espace de stockage des documents et des dossiers de l’entreprise
Que vous soyez freelance, entrepreneur ou chef d’entreprise, le stockage d’un certain nombre de documents devient rapidement incontournable. En effet, rien que le stockage obligatoire des diverses factures que vous émettez à vos clients sur plusieurs années nécessite bien souvent une organisation millimétrée de ces différents fichiers. En outre, plusieurs documents concernant les commandes passées à vos fournisseurs ou bien encore les multiples documents administratifs dont beaucoup de professionnels se passeraient bien de remplir exigent que vous ayez un meuble permettant de les trier et de les ranger selon la pertinence de leurs fonctions.
Dès lors, l’installation d’une ou plusieurs armoires de bureau vous permettra par exemple de retrouver facilement vos différents documents fiscaux au moment de faire une déclaration et ainsi ne pas rendre plus désagréable qu’il n’est ce moment. Si au fil des années d’activité vous commencez à accumuler un certain nombre de documents, l’aménagement d’un espace de stockage réservé aux documents importants de votre entreprise peut être une solution à privilégier afin de ne pas encombrer outre mesure votre espace de travail.
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