Mettre en place un espace de coworking adapté aux besoins de l’entreprise
Le monde du travail évolue et, avec lui, est née une nouvelle façon d’appréhender les échanges, la collaboration et la communication au sein de l’entreprise. La mise en place d’un espace de travail collaboratif est une option très intéressante dans la gestion des employés. Cet espace de coworking doit, avant tout, répondre aux besoins de l’entreprise. Il est donc important, préalablement au lancement du projet d’aménagement des locaux, de savoir comment aménager son espace de travail.
Les besoins en espace collaboratif diffèrent suivant les entreprises : nombre de salariés présents sur la plateforme, surface de l’espace de coworking, nombre de postes à créer, circulation au sein de l’espace de travail, aménagement de chaque bureau et matériel mis à disposition.
Pourquoi créer un espace de coworking au sein de l’entreprise ?
Un espace de travail collaboratif donne libre accès à un bureau lors de la présence de l’employé sur le site. Celui-ci a ainsi à sa disposition :
- le matériel informatique ;
- un accès au web et à ses outils en ligne : données, fichiers, logiciel, messagerie, etc. ;
- les dossiers et documents physiques rangés sur place ;
- un endroit pour se restaurer ou prendre une pause.
Chaque bureau peut être attribué à une personne ou laissé en libre accès aux différents employés, selon leur temps de présence. Cet espace de travail collaboratif, également appelé plateforme collaborative, est donc devenu au fil des années le point central de l’activité de l’entreprise.
Les avantages humains de l’espace de travail collaboratif
Une plateforme collaborative de coworking offre de nombreux avantages pour l’entreprise qui choisit d’implanter ses bureaux suivant cette configuration. Le premier avantage est d’ordre humain. Travailler en équipe sur une même plateforme améliore :
- la productivité ;
- l’échange d’informations ;
- les liens et les relations entre les collaborateurs ;
- l’ambiance de travail ;
- l’accès aux dossiers ;
- la valorisation de chaque employé ;
- l’isolement possible d’un salarié.
Il est également important de préserver l’intimité de chaque employé. Ainsi, on pourra créer au sein de la plateforme, des espaces plus ou moins fermés. Ces espaces dédiés s’adapteront alors aux besoins divers des collaborateurs, notamment en matière d’échanges et de confidentialité.
La mise en valeur des locaux de l’entreprise
L’installation d’une plateforme de travail collaboratif valorise les locaux de l’entreprise. Pensé comme un véritable lieu de vie avec un coin cafétéria, un espace détente et une éventuelle salle de jeux, l’espace de coworking est, non seulement synonyme de travail, mais aussi d’un endroit où il fait bon passer ses journées. Cette solution est donc bénéfique tant pour l’entreprise que pour l’équipe. Il s’agit ici de penser cet espace comme une :
- transmission des valeurs de l’entreprise ;
- continuité des efforts entrepris ;
- réhabilitation moderne de locaux devenus parfois vétustes ou plus adaptés.
L’aménagement de l’espace de travail collaboratif
La réflexion menée dans le cadre d’un projet de création d’un espace de coworking au sein de l’entreprise passe par trois phases essentielles.
- La valorisation du lieu de travail : la réflexion quant à l’aménagement de l’espace de coworking repense complètement la façon de travailler de l’entreprise. Cela passe par une refonte de l’aménagement intérieur : définition de zones de travail, travaux intérieurs de rénovation, sélection des services concernés, information aux salariés, implication éventuelle de ceux-ci, etc.
- La nouvelle implantation du service : suppression d’anciennes cloisons, mise en place de structures amovibles de délimitation de la zone de confidentialité, apport de lumière, circulation au sein de la plateforme, implantation des nouveaux bureaux et gestion de l’informatique. Ces opérations peuvent être menées en collaboration avec un décorateur intérieur ou un fournisseur de bureaux spécialisé dans la création de lieux de travail collaboratifs. Les employés concernés peuvent également être consultés, dans un souci de communication et de bien-être au travail.
- La décoration et l’ambiance de l’espace collaboratif : le projet doit correspondre à l’image et aux valeurs véhiculées par l’entreprise. Le choix des couleurs peut être similaire à celles de la charte graphique ; le mobilier et les matériaux sélectionnés doivent être inventifs, modernes et pratiques au quotidien. L’ensemble doit donner envie de s’y installer et de prendre rapidement ses nouvelles marques pour une meilleure efficacité au travail.
L’équipement en bureaux et outils collaboratifs
Une fois le lieu de l’espace collaboratif choisi, sa nouvelle implantation et son ambiance déterminées, la prochaine étape consiste en la sélection :
- des bureaux et des fauteuils adaptés à la configuration du local et aux besoins des collaborateurs ;
- du mobilier annexe comme les armoires, les tables de réunion, les chaises, etc. ;
- des outils informatiques collaboratifs pour le groupe : Google Drive et ses dossiers partagés, messagerie Wimi, Slack ou Team, etc.
Choisir les bureaux, les chaises et les fauteuils adaptés à l’espace de coworking
En réinventant les locaux, l’entreprise fait évoluer son espace intérieur. Le choix des bureaux se fait suivant plusieurs critères :
- bureaux individuels avec fauteuil ;
- bureaux dédiés à l’informatique seule ;
- bureaux mixtes : informatique et espace personnel ;
- longues tables et chaises aux fonctionnalités diverses, disponibles pour plusieurs collaborateurs.
Chaque bureau est optimisé suivant son utilisation par les différents collaborateurs. L’équipe a-t-elle besoin d’un bureau droit avec retour ou une solution modulable ? Un panneau-écran est-il nécessaire ? Autant de questions qu’il faut se poser lors du choix du mobilier de bureau.
Un bureau modulable présente l’avantage de s’adapter au nombre de personnes. L’extension de la surface de travail se réalise à l’aide de rallonges intégrées sous le plateau.
Il est également important de penser aux espaces situés dans les angles de l’espace collaboratif. Pourquoi ne pas y installer un bureau carré pour limiter la place perdue et meubler un coin perdu ?
Quant aux fauteuils, ceux-ci doivent être confortables et adaptables aux différentes morphologies des utilisateurs. Leur conception doit donc être de qualité pour une bonne résistance aux nombreux réglages en hauteur ou inclinaison.
Le mobilier annexe de l’espace collaboratif
Les armoires n’ont pas encore dit leur dernier mot malgré le développement du tout numérique. Si un commercial ne fait que passer dans l’espace collaboratif, certains employés y séjourneront continuellement durant leur temps de travail. Les armoires seront donc choisies dans la même gamme que les bureaux, pour une ambiance harmonieuse dans l’espace collaboratif.
L’implantation d’une cafétéria et d’un espace détente signifie l’installation de canapés, de fauteuils et de tables basses, qui seront sélectionnés dans le même style que le reste du mobilier.
Des outils informatiques collaboratifs performants
Qui dit espace de travail collaboratif dit matériel et outil informatique performant. Si certains employés sont équipés d’ordinateurs portables, d’autres utiliseront des ordinateurs fixes partagés entre les membres de l’équipe. Le service informatique de l’entreprise prévoira donc :
- une implantation informatique optimisée ;
- un accès aisé à une imprimante centralisée ou au scanner ;
- des outils web de partages de donnés : intranet, Google Drive, Wimi, etc.
Pour approfondir le sujet :
