Optimiser l’aménagement de l’espace de travail
Exercer son travail à un bureau, même à la maison, est beaucoup plus agréable dans un espace bien rangé et aménagé. En effet, non seulement le rangement améliore le confort et la vie des salariés, mais il impacte aussi la productivité de leur activité. Pourtant, en entreprise ou en télétravail, on a encore trop souvent tendance à sous-estimer les effets d’un bon aménagement du bureau.
De la décoration aux rangements de la pièce ou de l’open space, en passant par le mobilier et l’éclairage, voici quelques idées, conseils et astuces pour savoir comment optimiser et aménager au mieux l’espace de travail.
Pour quelles raisons organiser son espace de travail ?
Une bonne organisation est primordiale pour avancer efficacement sur ses projets, et cela, peu importe le domaine concerné. Dans le cadre professionnel, l’espace de travail a par exemple un impact non négligeable sur l’activité professionnelle. A ce titre, il y a de nombreux avantages à soigner son aménagement.
Aménager son espace de travail pour gagner en productivité
En premier lieu, il ne faut pas minimiser l’aménagement de l’espace de travail. En effet, se contenter d’une ou deux étagères pour ranger des documents importants peut vite faire perdre un temps précieux. Afin d’être rapide et efficace, pour chercher par exemple certains dossiers, mieux vaut disposer de bons équipements qui optimisent l’organisation. Ainsi, du mobilier fonctionnel peut être utile, à l’image d’un bureau où écrire et installer un ordinateur, mais aussi de rangements et d’une chaise à roulettes, pour accéder plus facilement aux différents recoins de l’espace de travail.
Organiser son bureau pour une meilleure concentration
En cas de travail à la maison, il y a de nombreux avantages, mais il faut aussi savoir rester vigilant. Alors que le télétravail peut permettre une meilleure productivité des salariés, le domicile a aussi l’inconvénient de multiplier les sources de distractions. C’est notamment le cas lorsque l’espace de travail n’est pas clairement délimité, car il est plus difficile de se conditionner. Pour éviter ce genre d’écueils et améliorer sa concentration, le bureau doit être pensé spécifiquement pour l’activité professionnelle. Cela implique donc un certain degré de confort, avec une grande surface de travail, des accessoires de déco, comme des plantes ou des cadres photo, mais aussi une chaise de bureau confortable et ergonomique.
Optimiser le stockage de son espace de travail
L’un des points importants à prendre en compte pour l’espace de travail est sans aucun doute le stockage des dossiers. En entreprise, le bureau et l’open space sont généralement munis d’armoires de rangement, dédiées à cet effet, avec cadenas, code ou clé d’accès. A la maison, pour le bien de l’activité, l’installation d’un système de stockage virtuel peut être utile dès que les dossiers s’accumulent dans les armoires, afin d’éviter un encombrement inutile de l’espace de travail.
Comment créer un espace de travail collaboratif ?
On a tendance à oublier qu’un espace de travail peut aussi être collaboratif, et qu’à ce titre, celui-ci doit réunir un certain nombre de critères pour stimuler les salariés et collaborateurs. Ainsi, pour préparer au mieux le lieu destiné à accueillir les salariés, voici quelques conseils simples pour un aménagement optimal.
Aménager un espace de travail ouvert et attractif
En priorité, la salle qui sert d’espace de travail collaboratif doit être décloisonnée, afin que chaque bureau soit ouvert vers les autres. De cette façon, les salariés peuvent échanger plus facilement entre eux s’ils en ont besoin. Loin d’être une perte de productivité, l’aménagement d’un grand espace en open space revêt de nombreux avantages, à commencer par de meilleurs liens entre les collaborateurs. Egalement, chacun doit pouvoir faire une pause, même pendant son temps de travail. Un bon espace de travail collaboratif comporte donc un coin détente, de préférence autre qu’une simple machine à café. Non seulement l’ambiance n’en sera que meilleure, mais en plus, tout le monde deviendra bien plus efficace.
Installer les bons équipements de travail
Il n’y a pas de bon travail sans de bons outils, et cela vaut particulièrement pour l’espace de travail. Ainsi, au-delà d’une excellente connexion internet, il peut être nécessaire d’investir dans de bons ordinateurs, ainsi que dans des bureaux pratiques et ergonomiques. Sur le même registre, les logiciels collaboratifs ne sont pas à sous-estimer, car ils font partie intégrante de l’espace de travail au sein d’une équipe. Enfin, il faut penser à la luminosité du lieu, que celle-ci soit naturelle ou issue de l’éclairage, car plus l’open space sera baigné de lumière, plus il contribuera à la bonne humeur et à la productivité de tous les collaborateurs.
Comment peut-on aménager un espace de réunion ?
Relativement différent de l’espace de travail collaboratif, l’espace de réunion est un lieu spécifiquement dédié aux échanges entre les collaborateurs. Selon l’activité concernée, c’est même dans cette salle que les décisions importantes sont prises pour la vie de l’entreprise. Autant dire que son aménagement doit être pensé de manière minutieuse.
Prévoir le mobilier adapté à l’activité
Chaque salle de réunion ne nécessite pas les mêmes besoins, puisque ces derniers dépendent avant tout de la situation et du fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, il y a généralement deux cas de figure :
- d’une part, l’espace de réunion qui n’accueille que les collaborateurs et salariés de l’entreprise ;
- d’autre part, la salle qui peut réunir des visiteurs extérieurs, comme des clients ou autres partenaires, et qui peut nécessiter un aménagement plus formel.
Egalement, pour réfléchir à son organisation, mieux vaut connaître le nombre de personnes que la pièce est censée pouvoir recevoir, ainsi que le temps supposé qu’elles vont y passer. Grâce à ces réponses, il est plus simple de déterminer si certains équipements sont indispensables, comme un vidéoprojecteur, une table, un grand écran, ou même un tableau.
Esquisser un plan d’aménagement
Comme pour une maison, il faut réaliser un plan d’aménagement de l’espace de réunion avant tout ameublement, ne serait-ce que pour tenir compte des mesures de la pièce concernée. Avant même de réfléchir au mobilier, à l’éclairage et aux divers outils informatiques, mieux vaut s’assurer de la meilleure manière de disposer ces futurs objets. De plus, il ne faut omettre aucun détail, de la présence des prises électriques aux branchements sur le réseau internet. Enfin, pour plus de confort entre les collaborateurs et différents intervenants, il est recommandé de respecter certaines distances entre le mobilier et les murs de la salle.
Soigner la décoration et le choix du matériel
Il est évident que le mobilier de la salle de réunion doit être pratique et de bonne qualité. Du côté des rangements, il est possible d’opter pour des armoires placées le long des murs, ou des coffres à ranger sous la table. Concernant cette dernière, son choix doit justement se faire en fonction des contraintes de l’espace, en sachant que les tables rectangulaires sont souvent les plus plébiscitées. Enfin, la décoration du lieu est elle aussi importante, puisqu’elle peut stimuler la créativité et la motivation des collaborateurs qui vont s’y installer. A l’instar de l’open space et du reste des bureaux, la salle de réunion doit transpirer les valeurs et l’ambiance générale de l’entreprise.
Quel est le mobilier tendance pour un espace de travail ?
A l’image de la décoration d’intérieur, l’aménagement de l’espace de travail, en entreprise ou à la maison, suit lui aussi certaines tendances année après année. A ce titre, 2020 ne fait pas exception, et plusieurs équipements sont en tête des ventes chez les spécialistes :
- les panneaux acoustiques, pour une réduction du bruit et un meilleur confort acoustique. Ce concept est de plus en plus appliqué à l’open space, car il permet aux employés de conserver leur productivité. Installés au plafond, ils peuvent réduire le bruit ambiant jusqu’à 40 % ;
- les bureaux à roulettes, tout indiqués pour que les collaborateurs se réunissent en toute simplicité, notamment lorsqu’ils travaillent sur un projet commun ;
- l’upcycling, qui consiste à réutiliser du mobilier ancien, parfois insolite, transformé pour les usages de l’espace de travail. Il peut par exemple s’agir d’une table de ping-pong devenue table de réunion, ou de bûches en bois assemblées en fauteuils ou chaises confortables ;
- les cabines acoustiques, très utiles si les employés doivent s’isoler pour les besoins de leur activité. Grâce à elles, plus besoin de laisser une salle de travail à leur disposition. Ils peuvent rester travailler dans l’open space, à l’intérieur de ces bulles insonorisées ;
- les espaces de vie, comme nous l’avons vu un peu plus haut, à l’instar des canapés, des tables et chaises hautes, ou même des jeux de détente comme le billard. L’idée est simple, puisqu’il s’agit de renouveler l’environnement de travail de la nouvelle génération, par le biais de bureaux cocooning et chaleureux. Sur ce principe, de plus en plus d’entreprises réfléchissent leur open space à la manière d’un espace de coworking, douillet et pratique.
Le temps des espaces de travail ternes et sans âme est définitivement révolu. Aujourd’hui, les bureaux se renouvèlent et adoptent de nouveaux principes, afin de stimuler les employés et favoriser leur productivité.
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