3 étapes pour sélectionner votre prochaine table de réunion
La table de réunion est l’un des éléments de mobilier indispensable à tout espace dédié au rassemblement des collaborateurs. Placée au centre de l’espace, elle se doit d’accueillir les participants, éventuellement quelques équipements. Elle est aussi représentative de l’entreprise dans laquelle elle se trouve, en particulier si ce lieu de travail est voué aux rencontres clients ou avec les partenaires de la société. Aussi, contrairement aux apparences, il n’est pas toujours simple de la choisir.
Différents critères sont à prendre en compte pour vous assurer que celle que vous allez sélectionner parmi toutes les tables existantes convienne parfaitement à son usage. Voici comment procéder pour ne pas vous tromper.
Etape n° 1 : état des lieux de l’espace de réunion
Afin de choisir la table la plus appropriée à votre salle de réunion, commencez par faire le tour de celle-ci.
Les caractéristiques de votre espace de réunion
Voici quelques questions que vous pouvez vous poser pour évaluer la pièce dédiée à vos réunions.
- De quelle superficie disposez-vous ?
- Doit-elle disposer d’un matériel spécifique (écran, vidéoprojecteur, équipement sonore, etc.) ?
- Où se situent les prises électriques ?
- Comment vont être orientés les participants ?
- Est-elle équipée de stores ou autre système occultant pour réguler la luminosité extérieure ?
- Avez-vous des contraintes spécifiques dont il vous faudra tenir compte pour l’aménagement de votre salle de réunion ?
Ces éléments vous permettront de déterminer la taille maximale de votre table. Prenez également en compte que chaque participant doit disposer de son espace personnel : on prévoit généralement un espace de 60 à 70 centimètres entre chacun. De plus, une distance de minimum 80 centimètres est nécessaire entre les tables et les murs pour que chacun puisse s’asseoir.
Les sièges existants
L’autre élément à ne pas négliger : les chaises ou fauteuils. Si vous devez meubler entièrement cet espace, il vous sera facile de sélectionner un modèle de siège adapté à votre table. Toutefois, si vous avez pour projet de changer uniquement la table de réunion, prenez-les en compte pour votre achat. Il serait dommage de remplacer des sièges en bon état. Par exemple, si le modèle utilisé est un fauteuil de bureau avec accoudoirs, assurez-vous que la hauteur des pieds de votre table permet aux participants de s’installer de manière confortable. A l’inverse, une chaise dont la hauteur est réglable vous donnera toute latitude dans le choix de votre table de réunion. Privilégiez les matières apportant du confort aux utilisateurs : le bois peut être esthétique, mais peu adapté quand on doit rester assis plusieurs heures.
Etape n° 2 : faites le point sur vos critères de sélection
Avant de choisir votre table de réunion, il vous faut vous assurer de plusieurs éléments.
Nombre de personnes à accueillir (fixe ou variable)
Tout d’abord, combien de personnes cette salle va-t-elle accueillir ? Cela peut être simplement 4 personnes ou, à l’inverse, des groupes plus importants. Il est également possible que cela varie en fonction des occasions. A vous de voir si une grande table est préférable, ou si un mobilier modulable serait plus approprié. Il est aussi possible d’opter pour plusieurs tables afin de changer l’organisation de l’espace selon les évènements.
Le type de réunion
Quel sera le type de réunion qui aura lieu ? Les besoins d’espace et de place ne sont pas les mêmes selon les diverses sortes de réunion. Ainsi, le brainstorming d’une équipe créative nécessite de pouvoir bouger facilement dans l’espace. De plus, un tableau blanc ou un mur collaboratif sera sans doute à disposition pour étaler les différentes idées. Il suffira ensuite de le transformer en mur virtuel que les participants retrouvent toutes leurs idées depuis leurs bureaux respectifs. La table de réunion devra donc permettre cela et ne sera pas le mobilier principal de ce type de regroupement.
Pour ce qui est des réunions purement informelles, les participants ne vont pas avoir à utiliser la table. Il leur est alors demandé de bien écouter les informations qui leur sont données. A l’inverse, dans une réunion assise de plusieurs heures, comme pour une conférence, la table se doit de donner à chacun l’espace de poser ses affaires personnelles. Chaque collaborateur va apporter de quoi noter, éventuellement un support papier fourni dans le cadre d’une formation, etc.
Le budget alloué à votre table de réunion
Evidemment, le choix de votre table va également se faire en fonction de son prix. Si vous disposez d’un budget conséquent, vous n’aurez que peu de contraintes sur cet aspect. Toutefois, si tel n’est pas le cas, il va vous falloir prioriser vos critères. Le mieux est, dans ce cas, de les hiérarchiser du plus important au moins important. Vous pourrez plus facilement trier les multiples produits qui vous seront présentés.
Etape n° 3 : définissez votre cahier des charges
Parmi toutes les tables existantes, vous allez sans doute hésiter parmi les nombreux modèles. Ce qui reste primordial : le confort des participants. Il vous faudra aussi prendre en compte les critères de votre entreprise. Si la salle de réunion est vouée à accueillir des visiteurs externes, celle-ci va être le reflet de votre société. Le choix du design et de la qualité est alors primordial, depuis les pieds de votre table jusqu’à sa forme et la matière de son plateau.
La matière
Le choix de la matière de votre table de réunion va conférer à la pièce une certaine atmosphère. Ainsi, le bois apporte une touche chaleureuse. Une table avec un plateau en verre et un piètement en métal est moderne ou contemporaine, selon sa forme. Une table laquée blanche paraît, elle, plus luxueuse.
Il existe également des tables électrifiées. Elles mettent à disposition différents types de prises afin que les participants puissent brancher leur ordinateur, mais aussi des câbles USB selon les modèles.
La forme
Le design de la table est également très important. Pour la choisir, il vous faut prendre en compte l’espace dont vous disposez. Dans les tout petits espaces, la table ronde est la plus adaptée. Les collaborateurs pourront évoluer autour sans se cogner dans les angles. Si vous devez l’optimiser, la table rectangulaire est tout indiquée. Une forme ovale sera, elle, plus originale, mais nécessite une pièce plus grande. Elle sera également moins pratique si vous avez besoin de rangements sous la table. Enfin, si votre salle de réunion est destinée à accueillir régulièrement des réunions présidées, une installation en U est la plus adaptée.
La gamme
La qualité de la table peut varier selon son usage. Une table simple sera parfaitement adaptée à un usage interne. Si c’est une salle de réunion qui est destinée à recevoir des visiteurs, il est possible que votre entreprise vous demande de soigner les détails du mobilier. Dans ce cas, le choix d’une table haut de gamme peut être un bon investissement. N’oubliez pas de prendre en compte le style et la qualité des chaises si celles-ci sont déjà existantes.
Les dimensions
Votre table de réunion doit être adaptée au nombre de participants qu’elle va recevoir. Ainsi, une table de 4 personnes n’a pas les mêmes dimensions qu’une autre prévue pour 10.
Si le nombre de collaborateurs est amené à varier constamment, pourquoi ne pas envisager une table modulable ? Certains modèles de tables sont également équipés de roulettes, afin de pouvoir être déplacés contre un mur facilement.
Pour approfondir le sujet :
