4 conseils pour l’aménagement de votre espace de réunion
L’espace de réunion est un lieu qui se doit d’être propice à l’échange, à la collaboration, à la créativité. L’aménagement de la salle est donc essentiel pour que les conditions optimales soient réunies.
Que ce soit le choix du mobilier (tables, chaises), l’organisation ou l’équipement, tout doit être pensé pour répondre parfaitement aux besoins de l’entreprise. Tout comme il est important de bien aménager son espace de travail, le lieu de réunion, son éclairage et sa décoration ont toute leur importance. Pour vous aider à la préparer au mieux, voici nos conseils.
Conseil n° 1 : faites le point sur vos besoins
Selon les entreprises et leur fonctionnement propre, le lieu que vous devez aménager ne nécessitera pas les mêmes équipements qu’un autre.
A qui est destinée cette salle de réunion ?
Une salle de réunion ne sera pas préparée de la même manière si elle est destinée uniquement à un usage interne (réunions entre collaborateurs, formation, etc.) ou à accueillir des visiteurs externes à l’entreprise (pour une conférence, une présentation client). De plus, aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises mettent également en place des zones de rencontre moins formelles que la salle de réunion. Elles sont favorables aux échanges entre collaborateurs et nécessitent moins d’espace. Aussi, avant de vous lancer dans le plan de l’aménagement de votre futur lieu de réunion, il vous faut réaliser un état des lieux. Combien de personnes cette pièce va-t-elle accueillir ? En général, combien de temps durent les réunions ? Qui réunissent-elles ?
De quels équipements aurez-vous besoin ?
Pour pouvoir réfléchir à son aménagement et à la disposition de vos équipements, pensez en amont à ce dont vous aurez besoin. Si, par exemple, vous savez qu’un vidéoprojecteur sera nécessaire, voyez si un écran l’est aussi – ou si un des murs peut être utilisé. Si vos réunions sont principalement informelles, cela permettra de ne pas avoir à régler la disposition de l’écran et du vidéoprojecteur à chaque nouvelle séance. A l’inverse, votre salle peut être dédiée aux échanges et à la mise en place d’un projet collaboratif. Dans ce cas, peut-être que vous préfèrerez utiliser ce mur pour y installer un grand tableau blanc, propice au brainstorming et à la créativité. Et disposer d’un écran pour les quelques fois où la réunion nécessite uniquement de l’écoute.
Une fois tous ces éléments sur papier, vous y verrez plus clair pour passer au plan d’aménagement.
Conseil n° 2 : réalisez un plan d’aménagement
En disposant de toutes les caractéristiques de votre salle de réunion idéale, vous allez pouvoir penser la disposition de vos équipements.
Aucun détail n’est à négliger
Que ce soit le mobilier, les éléments électroniques, la lumière : tout se réfléchit. En effet, ils ont tous un impact sur la manière dont les participants vont vivre la réunion et, potentiellement, favoriser leur concentration. Par exemple, il est déconseillé d’utiliser une lumière blanche. Celle-ci éblouit beaucoup et va entraîner une fatigue oculaire chez vos collaborateurs.
Réfléchissez également aux aspects techniques : disposez-vous de suffisamment de prises électriques ? Vers où va s’orienter le vidéoprojecteur ? Avez-vous le réseau Internet nécessaire ou faut-il envisager une connexion filaire ? Si cette salle est amenée à accueillir des visioconférences, il vous faut également penser à la manière dont celles-ci se dérouleront.
Enfin, si les réunions prévues sont longues, pourquoi ne pas envisager la mise en place d’une fontaine à eau ? De plus, un système de ventilation peut également être adapté pour renouveler l’air de la salle.
Les distances à respecter
Il ne faut pas non plus négliger l’organisation de l’espace. Ainsi, il est conseillé de laisser 80 centimètres entre la table et le mur, afin que les participants puissent se mouvoir sans difficulté.
De même, l’espace entre les participants peut varier entre :
- 60 centimètres pour une personne ayant simplement besoin d’écouter;
- 70 centimètres pour une personne souhaitant prendre des notes;
- 80 centimètres pour quelqu’un qui va utiliser un support papier (brochure, document imprimé).
Si vous souhaitez installer un écran, il nécessite au minimum 1,50 mètre entre lui et la table de réunion.
Conseil n° 3 : choisissez du bon matériel
Maintenant que vous savez comment aménager votre espace de réunion, il vous faut l’équiper. Et cela passe par le choix des tables, chaises ou fauteuils.
Les chaises ou fauteuils
En ayant fait le point en amont, vous savez de combien d’éléments vous avez besoin. Toutefois, pour faire votre choix, ne vous concentrez pas uniquement sur le tarif des sièges proposés. En effet, le confort des collaborateurs est primordial pour qu’ils soient attentifs lors de vos réunions. Aussi, si vous savez que les réunions durent un certain temps, n’hésitez pas à opter pour des fauteuils confortables.
Les tables
Concernant la table de travail, elle est à choisir en fonction de vos contraintes de place. Ainsi, les tables carrées ou rectangulaires restent les plus pratiques. Pour sélectionner les éléments les plus adéquats, voyez combien de personnes seront, la plupart du temps, dans cet espace. Sachez qu’il existe également des tables de travail modulables : vous pouvez ainsi adapter l’espace en fonction du nombre de personnes attendu.
Les rangements
Le dernier élément pour avoir une salle de réunion agréable : des rangements adaptés. Vous pouvez soit prévoir de mettre des armoires le long des murs, soit envisager des bacs de rangement sous la table. Là encore, cela va dépendre des besoins que vous aurez établis avant votre aménagement de salle de réunion. Si la plupart des services de votre entreprise disposent de bureaux, les espaces de réunions ne nécessitent peut-être pas une grande capacité de stockage.
Conseil n° 4 : soignez la décoration
Une fois tous ces éléments étudiés et mis en place, il ne vous reste que la dernière étape : la décoration de la salle. Bien que cela puisse paraître optionnel, elle va également avoir un impact sur les participants.
Ainsi, si ce sont des équipes créatives qui vont investir les lieux, des tonalités pastels ou neutres seront certainement appréciées. Le bois, pour la table notamment, peut amener une touche chaleureuse.
A vous de définir l’ambiance que vous souhaitez créer dans cet espace, en adéquation avec les valeurs et la philosophie de votre entreprise.
Pour approfondir le sujet :
